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    山东省城市社区档案管理办法
    发布时间:[2013-07-22 10:49:10]    点击次数:5083
        第一条     为加强和规范城市社区档案的规范化管理,有效地保护和开发利用城市社区档案资源,更好地为城市社区建设服务,根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》等法律法规及档案工作
    规范、标准,制定本办法。
        第二条   本办法适用于山东省行政区域内城市社区档案管理工作。
        第三条   城市社区档案是指城市社区居民委员会在社区工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。
        第四条   各级档案行政管理部门对本行政区域内的城市社区档案工作实行监督和指导。各级民政部门在牵头进市社区建设的同时,要重视做好城市社区档案工作的规划部署。街道办事处要加强对城市社区档案工作的检查和指导。城市社区居民委员会要指定有关人员具体负责档案管理工作。
        第五条     城市社区档案应实行集中统一管理,确保档案的完整、安全和有效利用。任何部门和个人不得将档案据为己有。
        第六条     城市社区档案工作人员要有高中以上文化程度,学习掌握相关专业知识,接受档案专业培训,忠于职守,履行职责,认真做好档案的收集、整理、保管和提供利用工作。
        第七条     城市社区居民委员会应建立健全档案的收集、归档、保管、统计、鉴定、借阅利用及重大活动档案登记等工作制度。
        第八条     城市社区居民委员会应根据档案工作需要,配备相应的设施设备,以确保档案的安全。行城
        第九条     文件材料归档范围:
             (一)社区区域划分形成的文件材料;
             (二)社区党组织成立及建设过程中形成的文件材料;   
             (三)社区自治组织建设形成的文件材料;
             (四)社区服务、社区卫生、社区文化、社区环境、社区治安建设等形成的文件材料;
             (五)社区共驻共建形成的文件材料;
             (六)社区所属企业、幼儿园、敬老院等形成的文件材料;
             (七)社区财务管理工作形成的文件材料;
             (八)社区办公及活动场所的基建文件材料;
             (九)社区重要设备的随机及在使用维修过程中形成的文件材料;
             (十)反映社区历史概貌及重大事件、重要活动形成的照片、录音带、录像带等声像材料;
             (十一)社区形成的电子文件;
             (十二)城市社区荣获的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、已停止使用的印信(章)等实物;
             (十三)其他具有保存价值的文件材料。
        第十条     文件材料归档要求:
             (一)文书类文件材料一般按年度于次年三月底前归档。其中,社区服务活动中形成的文件材料要根据其流动性特点适时归档;
             (二)会计档案由会计人员在会计年度终了后的一年之后向档案室移交;(三)基建文件材料在项目竣工、验收后三个月内归档;
             (四)设备类文件材料在设备开箱验收后及时归档;
             (五)声像档案由拍摄者、制作者在拍摄、制作后一个月内向档案室移交;
             (六)电子文件由形成者或信息管理人员定期向档案室移交,逻辑归档实时进行,物理归档与纸质文件规定同时进行;
             (七)应归档文件材料必须齐全完整;
             (八)应归档文件材料应字迹工整,用纸用笔用墨符合要求。
             (九)应归档文件材料应分类清楚,排列有序,保管期限划分准确,整理规范;
             (十)应归档的声像材料必须是原版、原件,底片与照片相符,图像清晰,声音清楚;
             (十一)应归档的电子文件如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品。
        第十一条   归档文件材料的整理:
             (一)文书档案按DA/T22——2000《归档文件整理规则》整理;
             (二)基建档案、设备档案按GB/T11822——89《科技档案案卷构成的一般要求》整理;
             (三)会计档案按《会计档案管理办法》整理;
             (四)照片档案按GB/T11812——2002《照片档案管理规范》整理;
             (五)电子文件按GB/T18894——2002《电子文件归档与管理规范》整理;(六)录音、录像档案按DA/T15——95《磁性载体档案管理与保护规范》整理。
        第十二条城市社区档案要科学保管,定期检查,确保安全。保管条件要符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光、防磁等要求。
        第十三条   城市社区要积极开展档案利用工作。根据社区各项工作和社区居民对档案信息的需求,开展档案咨询、档案查借阅览服务,并编写各种检索工具和参考资料,为档案利用的简捷方便创造条件。
        第十四条   城市社区应根据需要,采用先进技术设备,逐步实现社区档案管理的科学化、现代化。
        第十五条     对在档案收集、管理、保护和开发利用工作中做出突出贡献的人员应当予以表彰和奖励。对危害档案完整与安全的行为,根据情节轻重给予批评教育或行政处分直至追究刑事责任。
        第十六条   本办法由山东省档案局、山东省民政厅负责解释。
        第十七条     本办法自印发之日起施行。




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