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    设备档案整理要求
    发布时间:[2013-07-08 10:24:30]    点击次数:3081
     

    一、 概念及特点

    设备档案是设备仪器档案的简称,是反映各单位作为固定资产的机器设备和仪器、仪表情况的档案材料。它是鉴定评价设备技术状态的科学资料,是为保障设备正常运转并处于良好状态的重要依据。它具有以型号成套的特点。机关单位的设备档案一般是由购置的交通工具、办公设备等随机技术文件以及接收、使用、维修和改进工作中形成的各种文件材料,是科技档案的重要组成部分。

    二、设备档案的收集范围

    根据中华人民共和国国家行业标准,结合我区机关事业单位实际,确定在本单位工作、业务活动中购置的3千元以上各类设备,应建立设备档案。具体归档范围

    1.国产和进口设备的出厂合格证、装箱清单、开箱记录、工具单、备品备件单;

    2.安装调试、验收、运行记录。

    3.随机的全部技术文件包括使用操作维修、安全技术说明书,结构图纸和线路图等。

    4.使用过程中,定期检修、维护和更换零部件记录,重大故障及处理记录等。

    5、随机磁盘、光盘等。

    注意:材料收集应完整、成套、系统。同一型号设备有若干台,只收集一套完整的文件材料归档;技术服务单应逐台收集归档;设备维修记录单应每台建立一份。案卷内不得有重复的文件材料。  

    归档的时间

    本单位随机开始运行后建立该设备的档案,由设备购置部门或使用部门及时按规范整理后向综合档案室移交归档,一般不应跨年度。

    四、设备档案的整理                    

    1、设备档案组卷

    设备的归档文件材料,应根据设备成套性特点,按自然形成规律同特征相结合进行组卷,保持卷内文件的有机联系,按型号或系统整理组卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料和备考表组成。

    按型号组卷:将同一型号内容上具有有机联系的材料组合成卷。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列。

    按系统组卷:将同一问题内容上具有有机联系的材料,结合时间组合成卷。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列。

    2、设备档案的整理方法:(以档案局为例)

    卷内文件材料排列:文字材料——图样材料——声像材料——维修记录单。文字材料按设备依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

    ②装订:卷内文件以“件”为单位装订,“件”为自然件,不要组合。首先要拆除金属物,抽出空白页再按文书装订方式装订,以不损害文件原貌为宜;幅面过小的材料应托裱,一般文件材料保持原幅面,图纸风琴式折叠成A4图纸的标准(210X297mm)幅面,作标图露在正面右下角

    编制页号:

    用铅笔对卷内文件材料有图文的页面进行编写,以“件”为单位,每件从“1”开始,正面编在右下角,反面编在左下角;经托裱的页面,页号应编在原件上;折叠页的页号应编在正面的右下角。 

    ④随机磁盘、光盘的整理办法:以每张盘视为一件,参照文字材料整理方法整理。

    设备档案维修记录单:以每一份维修单视为一件文件处理。

    档号的编制:一般分三个层次,全宗号目录号型号-案卷号(采用4位阿拉伯数码),如:2019方正君逸M580—0001。

    档号章的填写:在每件的第一页右上角加盖档号章(若第一页盖不上,则可盖到第二页),并逐项填写。如:

    档号

    2019方正君逸M580-0001

    件号

    3

    页数

    125

    (档号:按编制的档号填写;件号:填写盒内文件顺序号;页数:填写每件文件材料实际页数。)

    编制卷内目录、备考表(按文书档案的要求填写):

    卷内文件目录

    序号

    文 件 编 号

    责任者

    文 件 材 料 题 名

    日期

    页号

    备注

    1

    方正科技

    装箱单  方正科技商用产品方正君逸

    系列

    20091210

    1-4

    2

    方正科技

    快速安装指南 方正君逸

    系列M580

    20091210

    1-2

    3

    方正科技

    方正科技商用系列电脑用户手册

    20091210

    1-125

    (序号:应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序;文件编号:填写卷内文件材料的文号或图样的图号、设备代号等;责任者:填写文件材料的形成部门或主要责任者;文件材料题名:填写文件材料的全称;日期:填写文件材料的形成日期;页号:填写每件材料首尾页上标注的页号。)

    备  考  表

      情 况 说 明

      

                                整理人 

                                检查人  

                                整理时间  

       (情况说明:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题; 整理人:由责任立卷人签名;检查

    人:由案卷质量审核者签名;整理时间:应填写完成立卷的日期。

    装盒:将整理的文件材料装入科技档案盒。一套设备的归档材料可装入一盒或数盒,以盒为单位,编制小流水案卷号,从0001开始。

    保管期限:短期。

        3、案卷盒封面

    ①档号:全宗号目录号型号-案卷号(见档号编制)。 

    ②档案馆(室)代号:一般不填写。

      ③缩微号:一般不填写。

    ④加盖类目章:设备仪器类(“科技档案”下面居中)。

    ⑤案卷题名简明准确揭示文件材料内容(包括名称、型号、代号其他组件、部件阶段代号)。如:方正君逸M580电脑

    ⑥编制单位:填写全宗单位。

    ⑦编制日期:整理完成的日期。

    ⑧保管期限:短期。

    ⑨密级:一般不填写。

    4、案卷盒脊

    ①档号签:蓝色三格卷签(填写编制的档号)。(第一行全宗号目录号;第二行型号;第三行案卷盒小流水号);填写居中。例:

    2019

    方正君逸M580

    0001

    ②案卷题名:填写封面的案卷题名(竖式填写,单列居中,多列从右到左按段落方式书写)。英文单词记阿拉伯数字要横写。

        五、编制检索工具:

        案卷整理完毕,建立检索工具:编制设备档案案卷目录和科技档案总目录。

        案卷目录:录入(见文书档案案卷目录要求),打印纸质目录,续入设备档案案卷目录夹

    科技档案总目录:以全部科技档案(不分类别)形成时间顺序流水登记,填写逐项内容。

    科技档案总目录

    总登

    记号

    登记

    日期

    档 案 号

    保 管 单 位

    名 称

    编制单位

    份数

    张数

    保管期限

    密 级

    归档日期

    备注

        六案卷的排架:以全宗为单位,单独排架;按时间顺序排列;案卷排列方法应统一,前后保持一致,不要任意变动。

    七、设备档案的注意事项

        1、随机光盘、磁盘:每件盘加外包装,档号章盖在外包装上,并逐项填写;盘的正面用白板笔写上档号章的内容(档号+件号),以便于使用时取放。

    2、设备档案维修记录单:同一型号设备有若干台时,将每台设备编台号,并建立相同数量的设备档案维修记录单,使每台设备对应一份维修记录单。例:同一型号的电脑6台,台号则分别编为1、2、3、4、5、6,设备维修记录单应建立6份,使其分别对应。每份维修单要标明所对应设备的机器编号及使用者,以便维修时的记录。

    台号用蓝色双格卷签填写,一半贴在维修记录单上,一半贴在对应的设备上。

    每份设备维修记录单视为一份文件处理(编页码、盖档号章并填写、登记卷内目录)。

    3、设备档案书写要求:采用碳素墨水钢笔仿宋书写。

    附件:设备档案维修记录单

    设备档案维修记录单

                                  台号

    时间

    设备(仪器)出现的

    故障

    设备(仪器)维修结果

    维修人

    验收




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